Il problema, in parole semplici
Un PDF non contiene sempre il font reale usato per il testo: può solo fare riferimento al suo nome. Se il font non è incorporato (embedded) nel file e non è installato sul sistema che lo apre — o sul dispositivo di stampa — viene sostituito automaticamente con un font simile. Questo cambia le proporzioni del testo, l'interlinea, e a volte l'impaginazione intera.
Tre cose diverse: incorporato, sostituito, convertito in tracciati
Un font incorporato (embedded) porta con sé i dati reali del carattere all'interno del PDF: è la condizione ideale, il testo resta identico ovunque. Un font sostituito viene rimpiazzato automaticamente da un font simile presente sul sistema che apre il file — spesso senza alcun avviso visibile. Un testo convertito in tracciati (outline) diventa una forma vettoriale invece che testo: non dipende più da alcun font, ma perde la possibilità di essere selezionato, cercato o modificato come testo.
Quando conviene incorporare il font invece di convertirlo in tracciati
Se il testo deve restare modificabile, selezionabile o accessibile (ad esempio per lettori di schermo, ricerca nel documento, correzioni successive), incorporare il font è la scelta corretta. Convertire tutto sistematicamente in tracciati non è una regola da applicare sempre: va valutato caso per caso, ed è indicato solo quando il flusso di stampa specifico lo richiede esplicitamente.
Rischi della conversione in tracciati
Un tracciato non dipende più da un font, ma un testo molto piccolo o con tratti sottili può risultare reso peggio una volta trasformato in forme vettoriali, a seconda del motore di stampa (RIP) che elabora il file. La conversione, inoltre, non è reversibile: una volta fatta, il testo originale non è più recuperabile come testo.
Come verificare se i font sono incorporati
In Adobe Acrobat Pro: File > Proprietà documento > scheda Font. Il pannello elenca ogni font usato nel PDF e indica se è incorporato (embedded) o solo referenziato — un controllo diretto, prima di inviare il file, che evita sorprese in fase di stampa.
Errori comuni da evitare
Dare per scontato che un font installato sul proprio computer sarà disponibile anche altrove. Ignorare gli avvisi di font non incorporato al momento dell'esportazione del PDF. Condividere file tra collaboratori con versioni diverse dello stesso font (anche piccole differenze possono alterare l'impaginazione). Usare font senza verificarne la licenza per l'incorporamento in un PDF destinato alla stampa.